Karantino metu visoms organizacijoms per naktį teko pakeisti savo darbo įpročius. Ne išimtis buvo ir cargoGO organizacija. cargoGO vardu veikianti įmonių grupė vykdo vietinių ir tarptautinių krovinių pervežimo keliais veiklą Europoje. Šiuo metu organizacijoje dirba 750 darbuotojų, iš kurių 600 vairuotojų ir 150 administracijos darbuotojų, kuriems kasdienybė paskelbus karantiną kardinaliai pasikeitė.
Prieš tai niekada netaikyti darbo iš namų principai, nuolatinis bendravimas su kolegomis, sukurtas tarpusavio ryšys ir darbo ofise tradicijos per kelias dienas turėjo persikelti į kiekvieno darbuotojo namus ir kompiuterį. Persikėlimas ne tik turėjo išvengti techninių kliūčių, bet ir užtikrinti darbo našumą, aiškias atskaitomybes, gebėjimą susidoroti su pandemijos mestais verslo vykdymo iššūkiais.
Techniniai klausimai, prieigos prie sistemų, darbų paskirstymas bei rodiklių sekimas yra būtiniausi veiksniai, darantys įtaką sklandžiam darbui iš namų – tokių patarimų kupini žiniasklaidos portalai. Tačiau tik maža dalis pradeda kalbėti tyliai, bet svariai apie tai, kaip svarbu beprecidentinės situacijos akivaizdoje užtikrinti ne tik darbuotojų sveikatą, bet ir emocinę būseną, užkirsti kelią panikai, blogoms emocijoms ir apatijai. Išsaugoti ilgai puoselėtą ir darbuotojų vertinamą mikroklimatą – dar viena ašis, kuriai svarbu skirti dėmesio.
Apie pirmąsias karantino dienas kalba cargoGO komunikacijos ir projektų vadovė G.Beržonskytė: „Susidarius neeilinei situacijai susidūrėme ne tik su techninių klausimų sprendimais, bet nieko nelaukiant pradėjome dėlioti vidinės komunikacijos planą tam, kad galėtume užtikrinti kiekvieno darbuotojo emocinę būseną ir grįžtamąjį ryšį. Emocinių veiksmų tendencijos nesiskiria nuo psichologų piešiamų modelių: pirmas dvi savaites vyravusią gerą nuotaiką su lig kiekviena savaite keičia augantis apatiškumas bei menkesnis įsitraukimas į iniciatyvas. Tai akivaizdžiai matant, priėmėme sprendimą „matuoti temperatūrą“ apklausomis, kuriose darbuotojai gali išsakyti savo emocinę būseną, duoti atgalinį ryšį apie vykusias iniciatyvas ir išsakyti savo idėjas bei pasakyti kelią mums, kur judėti toliau.“
Remiantis cargoGO vidinės komunikacijos krizės metu pavyzdžiu, galima pasisemti patarimų ir idėjų kiekvienai organizacijai:
1. Video turinys yra arčiausiai fizinio kontakto
Organizacijai pradėjus darbą iš namų, rytiniai kasdieninių rodiklių aptarimo susitikimai buvo paversti video skambučiais, savaitiniai skyrių ir atskirų komandų susitikimai tapo video skambučių ir skaitmeninių lentelių pildymo sąsaja. Per kelias dienas įdiegta prieš tai nenaudota vidinė susirašinėjimo ir skambučių platforma, sukurtos atskiros susirašinėjimo grupės socialiniuose tinkluose, atskirų skyrių video kavos pertraukėlės būtų neveiksmingos, jei nėra sukurto kokybiško ir įtraukiančio bei patogaus turinio dalijimuisi – sako įmonės atstovė. Taip pat dar viena pasidalinta įmonės praktika – vietoj laiškų siunčiami video pranešimai. Kai žmonės ilgisi gyvo bendravimo, bet koks priartėjimas prie fizinio susitikimo kelia daug emocijų. Tai pastebėję organizacijos atstovai pradėjo platinti video pranešimus vietoj laiškų, kurie įtraukia darbuotojus tiek savo forma ir turiniu tiek perteikiama emocija.
2. Matuokite įmonės temperatūrą
Dirbant neeilinėmis sąlygomis ir atliekant neeilinius komunikacijos veiksmus žmonių įsitraukimas, atrodo, gali būti vienintelis pasitenkinimo matavimo rodiklis. Tačiau ar tikrai?
Remiantis cargoGO patirtimi, šiuo teiginiu galima suabejoti. Pirmosiomis savaitėmis jaustas didelis žmonių įsitraukimas ir greitas reagavimas pradėjo mažėti. Nauji konkursai nebekėlė susidomėjimo, senos iniciatyvos buvo pamirštos, o bendruose susirašinėjimuose buvo galima gauti atsakymą tik kelioms valandoms praėjus. Pastebėjus tai, neliko nieko kita, kaip paklausti žmonių, kodėl taip nutiko. Tai labai svarbu daryti pasirinkus tinkamą toną, formą bei laiką. cargoGO mikroklimato temperatūrai matuoti pasirinko apklausos formą, kurioje atsakymais pasidalijo 90% darbuotojų.
Darbuotojai turi suprasti, kad įsitraukimas į iniciatyvas juos suartina su organizacija, kad ir kaip toli jų darbo vieta būtų nuo ofiso. Apklausai svarbu pasirinkti įrankį, kuris jau buvo anksčiau naudojamas, kad žmonės sugaištų kuo mažiau laiko atsakinėjant į klausimus. Sudarykite klausimynus rūpimais klausimais, kuriuose darbuotojai gali lengvai išreikšti savo jausmus ir atsiverti. Analizuojant rezultatus buvo pastebėta, kad darbuotojų įsitraukimo mažėjimas įvyko dėl žmonių emocinės būsenos, paveiktos išorinės aplinkos veiksmų, o ne dėl neteisingų vidinės komunikacijos veiksmų. Organizacijoje taip pat taikomos greitosios, vieno klausimo, apklausos leido gauti dienos aktualijomis paremtus atsakymus, o platesnė apklausa pamatavo įmonės temperatūrą ir suteikė grįžtamąjį ryšį, kuris padėjo pasirinkti tolimesnius veiksmus. Vadovams, gavus apibendrintus ir nuasmenintus rezultatus apie jų komandas, pateikta informacija padėjo geriau pajausti komandos būseną, identifikuoti stiprintinas vietas.
3. Pagalba medikams – ne tik verslo atsakomybė
Reaguojant į susidariusią situaciją Lietuvoje ir pasigirdus pirmiems medikų nuogąstavimams, kad trūksta darbui reikalingų priemonių, patys darbuotojai vadovybei iškėlė idėją padėti medikams. Darbuotojai ne tik valdybai pasiūlė prisidėti perkant priemones medikams, bet ir patys skyrė savo asmenines lėšas bei rūpinosi pristatymu medikams tiesiai į rankas. Kiekvienos krizės akivaizdoje nukentėjusių pusių gali būti daug ir įvairių, tačiau pagrindinis vidinės komunikacijos tikslas yra vienyti darbuotojus bendram tikslui. Komunikacijos veiksmuose labai svarbu rodyti darbuotojams jų pasiektą rezultatą ir leisti jausti, kad kiekvienas darbuotojas yra šios iniciatyvos dalis. Taip pat reiktų nepamiršti sąžiningumo principo, kuris rengiant aukojimo iniciatyvas yra ypač svarbus. cargoGO darbuotojai priemones pirko ir pristatė patys medikams tiesiai į rankas. Pasak atsakymų darbuotojų apklausoje, tai buvo viena labiausiai įtraukiančių ir įsitraukimą skatinančių iniciatyvų.
4. Džiaugtis galima visada
Nagrinėjant sėkmingų įmonių istorijas, visada galima rasti neeilinius sprendimus, rizikingiausias idėjas bei begalę padarytų papildomų darbų ten, kur nebuvo nei prašyta, nei buvo galima tikėtis. Vidinė komunikacija krizės metu taip pat turi ieškoti neeilinių sprendimų ir kreipti dėmesį į tai, kas kritinėse situacijose leidžia įmonei stovėti ant kojų. cargoGO darbuotojai sąmoningumo bei aukštos savimotyvacijos dėka sugeba kritinės situacijos akivaizdoje daryti daugiau. Todėl jau antros karantino savaitės pabaigoje buvo renkami „extra-miles“ padarę darbuotojai, kurie darė papildomus veiksmus neskaičiuodami darbo valandų, nepaisydami savo atsakomybių ribų bei kitų apribojimų. Kiekvienam vadovui buvo suteikta galimybė viešai pagirti savo skyriaus darbuotojus, kurie ėmėsi papildomų sprendimų. Tai sukėlė didelę motyvacijos bangą tiek paminėtiems darbuotojams, tiek likusiems – kurie norėjo atsidurti tame sąraše.
5. Dalijimasis patarimais
Pasikeitus situacijai rinkoje, vadovai tampa priekinės linijos darbuotojais, kurie kovoja su iššūkiais – nuo jų prasideda idėjų generavimas bei jų vykdymo užtikrinimas. Tačiau nereikia pamiršti, kad už vadovų slypi žmonės, kurių nuotaikos ir emocijos daro tiesioginį poveikį komandos ir vadovo rezultatams. Susidarius neeilinėms situacijoms yra labai svarbu padėti vadovams dalijantis patarimais bei susisteminta informacija, kad jie galėtų kuo mažiau laiko skirti teisingų įrankių telkiant komandą paieškomis ir kuo daugiau laiko skirti jų naudojimui. Todėl ypač reikšminga yra įgalinti personalo ar vidinės komunikacijos darbuotojus domėtis tuo, kas vyksta rinkoje bei dalintis informacija su vadovais. Tokiu būdu galima padėti jiems spręsti iškilusias problemas nuo darbo organizavimo iki darbuotojų motyvavimo. Dalintis patarimais galima įvairiomis formomis: laiškais, įvairiais straipsniai, kitokiu įtraukiančiu turiniu, bet taip vargu ar galite sulaukti atgalinio ryšio, kad ta informacija buvo perskaityta, o ypač panaudota. cargoGO organizacija nusprendė dalintis patarimais vidinių mokymų pagalba. Dar anksčiau pradėta vidinių mokymų iniciatyva vadovams greitu metu kelsis į nuotolinę erdvę ir, iš esmės pakeitusi savo turinį, bus šalia vadovų ir padės jiems suteikti reikalingus įrankius valdant stresines situacijas ir telkti komandą.
6. Nuotraukų konkursai vis dar gali pasigirti savo įtraukimu
Karantinas organizacijoje buvo pradėtas nuotraukų konkurso paskelbimu, kuriame darbuotojai dalijosi savo darbo vietos namuose nuotraukomis, o savaitgalį bendroje diskusijoje darbuotojai pradėjo dalintis savo laisvalaikio nuotraukomis. Prasidėjus antrai savaitei – dar vienas nuotraukų konkursas, kuriame darbuotojai dalijosi savo laisvalaikio leidimo idėjomis namuose. Pasak įmonės atstovų, tai įtraukė darbuotojus ir buvo veiksminga. Dalindamiesi savo nuotraukomis jie ne tik parodo savo aplinką, tampa atviresni darbdaviui, bet ir pažindina kolegas su savo aplinka – tai suartina ir vienija.
Palaikykite mikroklimato temperatūrą tęsdami tai, kas žmones vienijo
Valdybos narė J.Butinavičienė dalijasi patirtimi: „Jeigu sugebėjome visus procesus per vieną naktį perkelti į kiekvieno darbuotojo namus, privalome užtikrinti, kad organizacijos mikroklimatas būtų puoselėjamas lygiagrečiai. Nors visas valdybos dėmesys šiandien yra suteiktas į sudėtingų verslo situacijų sprendimą, veiklos užtikrinimą bei darbo vietų išsaugojimą, priimdami sprendimus galvojame apie kiekvieną darbuotoją. Dėmesys komunikacijai ir mikroklimato palaikymui yra tarp prioritetinių klausimų kasdieniniame klausimų sąraše. Ne ką mažiau svarbu palaikyti ir buvusių tradicijų puoselėjimą.“
Anot G.Beržonskytės, įmonėje ir toliau nuotoliniu būdu kolegos yra sveikinami su gimtadieniu, minimos šventės ir keliamos iniciatyvos į virtualią erdvę, naudojami įvairūs išmanieji įrankiai. Įmonėje puoselėjamos tradicijos ir iniciatyvos: komandos telkimo užsiėmimai tapo atskirų žmonių grupių susirašinėjimai, kuriuose diskutuojama aktualiomis temomis, tokiomis kaip filmų rekomendacijų dalijimasis ar pasiekti sportiniai rezultatai, virtualūs žaidimai, tęsiami Ambasadorių klubo susitikimai, kur generuojamos idėjos dėl mikroklimato gerinimo veiksmų.
„Už visų šių iniciatyvų slypi didžiulis įdirbis ir kelias, kurį reikia nueiti kiekvienam už vidinę komunikaciją atsakingam darbuotojui organizacijoje. Kiekviena organizacija yra skirtinga ir įvairialypė – visada atsiras žmonių, kuriems vienos iniciatyvos priimtinos, o kitoms iškart formuojasi atmetimo reakcija. Yra būtina iniciatyvas skirstyti norint pataikyti į skirtingų žmonių poreikius ir mąstyseną, todėl tos pačios iniciatyvos gali būti taikomos kelis kartus, bet skirtingoms darbuotojų grupėms. Kaip pavyzdžiui, vieną savaitę daromas nuotraukų konkursas rinkti geriausią darbo vietą, o kitą – renkamas įdomiausias laisvalaikio užsiėmimas namuose. Labai svarbu aklai nesiremti internete rastomis iniciatyvomis ir remtis buvusia patirtimi dirbant su komanda. Kitas būdas – apklausos, kurias mes pasitelkėme. Nuo „blic“ kasdieninių apklausų, kur darbuotojai gali įvertinti tos dienos savo nuotaiką iki platesnių, kuriose darbuotojai išsako savo idėjas, iniciatyvas ir duoda atgalinį ryšį, kaip jautėsi įsitraukę arba neįsitraukę į iniciatyvas“, – sako G.Beržonskytė.
Vidinė komunikacija yra įmonės kultūros veidrodis, kuri kuriama remiantis strategija. Atliekant visus komunikacijos veiksmus tiek įmonės išorėje, tiek viduje, jie turi atliepti įmonės strategiją bei užsibrėžtus tikslus. Tai turi žengti koja kojon, todėl įmonės valdybos ir vadovų įsitraukimas į tai – didžiausias sėkmės receptas. Vadovų sprendimai, darbuotojų lūkesčiai – tai du poliai, kurie turi rasti bendrą vardiklį.
