cargoGO, tarptautinių pervežimų vakarų Europoje ir ekspedicijos paslaugas teikianti įmonių grupė, kaip ir daugelis kitų bendrovių jau ilgą laiką, dėl trunkančio karantino šalyje, vadovaujasi nuotolinio darbo principu. Nors ir teko susidurti su nemažais iššūkiais, bet dabar kompanija gali džiaugtis, kad pavyko suvaldyti nuotolinio darbo iššūkius bei svarbiausia – išlaikyti iki karantino buvusią darbo kokybę, efektyvumą, darbuotojų vidinę motyvaciją bei sėkmingai puoselėti organizacijos tradicijas.
Visi įmonėje vykstantys susitikimai vykdomi nuotolinėje erdvėje: darbo pokalbiai, mokymai, konferencijos, seminarai, darbuotojų vertinimo pokalbiai, periodiniai komandų susitikimai pasiektiems rezultatams aptarti ir kt.
Apie nuotolinių susitikimų patirtis dalijasi cargoGO personalo skyriaus vadovė Gabrielė Beržonskytė: „Pradėjus dirbti nuotoliniu būdu, pasikeitė visi anksčiau organizacijoje vykę kasdieniai procesai. Daugeliui darbuotojų virtualūs susitikimai buvo nauja patirtis, todėl teko pripratinti juos prie pasikeitusio darbo pobūdžio. Siekiant visų darbuotojų įsitraukimo, virtualių skambučių kultūra pirmiausia buvo išplėtota vadovų lygmenyje. Pastebėjome, kad iš pradžių darbuotojai virtualių susitikimų metu jautėsi šiek tiek nejaukiai susikaustę, tačiau dabar galime džiaugtis, kad virtualūs susitikimai tiek su kolegomis, tiek su išore yra neatsiejama kiekvieno darbuotojo darbo dalis“.
cargoGO jau ilgą laiką vadovaujasi nuotolinio darbo principais, taigi kompanija išsigrynino, kas darbuotojams padėjo perprasti virtualių susitikimų specifiką, ir kokie būdai užtikrina kokybiškus ir produktyvius virtualius pokalbius. Organizacija dalijasi patarimais, kaip virtualių susitikimų metu atrodyti profesionaliai ir jaustis komfortabiliai:
- Nevėluokite. Iš anksto susiderinkite tikslų susitikimo laiką ir jo trukmę. Pastebėję, kad galite nespėti laiku, būtinai apie tai informuokite savo pašnekovą. Tokiu būdu išlaikysite pagarbą ir profesionalumą bei nesujauksite nei savo, nei pašnekovo dienotvarkės. Taip pat, pokalbio pradžioje aptarkite susitikimo eigą, kad pokalbis vyktų sklandžiai.
- Pokalbio kokybė. Iš anksto pasirūpinkite techniniais dalykais, kad nereikėtų gaišti laiko susitikimo metu. Paieškokite tinkamo apšvietimo, geriausiai tinka natūralus dienos apšvietimas arba naudokite papildomas dirbtines šviesas. Įsitikinkite, kad kompiuterio mikrofonas veikia arba naudokite ausines, kad pašnekovas geriau jus girdėtų. Jei namuose yra kitų žmonių ar gyvūnų, būtinai apie tai informuokite pašnekovą, kad esant nenumatytai situacijai, jam nebūtų staigmenų. Esant pašaliniams garsams iš aplinkos, klausydami pašnekovo įjunkite „mute“ režimą. Taip sukursite jaukią ir ramią aplinką produktyviam darbui.
- Įsijunkite vaizdo kamerą. Pagal virtualių susitikimų etiketą, vaizdo kamera turėtų būti įjungta, nebent su pašnekovu yra iš anksto susitarta kitaip. Matoma tendencija, kad ne tik cargoGO darbuotojai, bet daugybės profesijų darbuotojai nėra linkę įsijungti vaizdo kameros. Virtualiems susitikimams vis dažnėjant buvo pastebėta, kad dėl to nukenčia susitikimo kokybė. Pašnekovai nemato vieni kitų, nemato jų akių, veido išraiškos, kūno kalbos, nejaučia jų emocijų – nuostabos, pritariančio linktelėjimo, abejonę reiškiančio antakių kilstelėjimo – komunikacijos procese, prarandama didelė dalis informacijos, sprendimų priėmimas tampa sudėtingesnis, o bendravimo procesas lieka formalus, šaltas ir be džiaugsmo. Laikui bėgant darbuotojai išmoko, kad prieš susitikimą, reikia pasitreniruoti ir priprasti prie savęs. Prieš pokalbį, įsijungdavo kamerą, pasižiūrėdavo kaip atrodo ekrane, pasirinkdavo atitinkamą ryškumą ir apšvietimą, kad juos geriau matytų pašnekovas.
- Tvarkinga aplinka ir išvaizda. Pasirūpinkite, kad darbo erdvė būtų tvarkinga, be pašalinių ir dėmesį blaškančių daiktų. Teko padirbėti ir su asmenine erdve, kuri yra matoma per kompiuterio kamerą nuotolinio skambučio metu. Asmeniniai daiktai gali blaškyti pašnekovus, tačiau šią problemą cargoGO išsprendė kūrybiškai – pasiūlė darbuotojams naudoti visiems bendrą ekrano užsklandą, kurioje atsispindi cargoGO misija, vizija bei vertybės. Tokiu būdu ne tik visi darbuotojai kiekvieną dieną mato, kuo vadovaudamiesi jie siekia užsibrėžtų tikslų, bet ir netrikdo pašnekovo vaizdu už kalbančiojo nugaros. Taip pat, svarbi ir darbuotojų išvaizda, net ir virtualiam susitikimui, kuris dažniausiai vyksta namų erdvėje, reikia atitinkamo pasiruošimo. Atrodykite dalykiškai ir tvarkingai, lyg eitumėte į gyvą susitikimą.
- Neužsiimkite papildomais darbais. Kaip ir gyvų susitikimų metu, visą dėmesį skirkite pašnekovams. Gerbkite kolegas ir nedarykite pašalinių darbų, neatrašinėkite elektroninių laiškų, nekalbėkite telefonu, nevalgykite, jei iš anksto to nesuderinote. Taip pat, labai svarbu, jei susitikime dalyvauja daugiau nei du žmonės, klausykite ir reaguokite, net ir tada kai pats nekalbate.
cargoGO darbuotojai pastebi, kad nuotolinis darbas turi ir teigiamų, ir neigiamų aspektų, tačiau šios rekomendacijos padėjo lengviau prisitaikyti. Organizacijos darbuotojai dalijasi patirtimis, kaip priprato prie nuotolinio darbo. IT programų administratorė Rūta Junevičė ir prieš pandemiją didžiąją savo darbo laiko dalį dirbdavo nuotoliniu būdu, todėl paskelbus karantiną, nuotoliniai susitikimai jai nebuvo naujiena. Darbuotoja pabrėžia, kad net ir turėdama daug virtualių susitikimų iš pradžių jautėsi šiek tiek nejaukiai, tačiau laikui bėgant visi kolegos prie to priprato ir net įsivedė naujų tradicijų, kad kurtų bendrumą ir nejaustų atskirties. Pavyzdžiui, skyrių darbuotojai negalėdami susitikti rytiniam kavos puodeliui biuro koridoriuose, dabar susitinka per kompiuterio ekranus trumpai aptarti dienos planams ir palinkėti gražios bei darbingos dienos. Tai rodo, kad net ir neturint galimybės susitikti gyvai, į situaciją pažvelgus kūrybiškai, viskas yra įmanoma.
Reziumuodama, personalo skyriaus vadovė Gabrielė Beržonskytė teigia, kad, kol kas akivaizdu, jog bent artimiausius mėnesius, virtualūs susitikimai bei posėdžiai ir toliau liks reikšminga kiekvieno cargoGO darbuotojo darbo dalimi. Todėl džiaugiamės įgytais įgūdžiais ir gebėjimu susikurti tokią aplinką, kad šie susitikimai būtų nekeliantys streso, produktyvūs, informatyvūs ir malonūs kiekvienam darbuotojui.
