Kai įmonė išgyvena intensyvią plėtrą, o kolektyvą nuolat papildo nauji darbuotojai, vienas iš iššūkių yra integruoti naujus darbuotojus, išlaikyti tapatybę ir stabilumą kolektyve. Kiekvienoje organizacijoje, formuojasi taip vadinama homeostazės, arba pusiausvyros būsena – visuma rašytų ir nerašytų taisyklių, kurios apibrėžia žmonių vaidmenis ir santykius toje organizacijoje, šių taisyklių dėka, grupė arba organizacija gali funkcionuoti, o kiekvieno naujo žmogaus atėjimas šią pusiausvyros būseną šiek tiek išbalansuoja. Ką daryti, kai į kolektyvą nuolat įsilieja nauji žmonės? Kaip integruoti juos į kolektyvą ir užtikrinti sėkmingą tolimesnį bendradarbiavimą?
cargoGO Personalo skyriaus vadovė Gabrielė Beržonskytė sako, kad šiandien darbo rinka yra tokia konkurencinga, kad tenka ne tik pakovoti ieškant gerų specialistų, bet ir išlaikant juos įmonės viduje. Todėl struktūruotas ir organizacijos poreikius atitinkantis naujoko įvedimo procesas yra naudingas ne tik pačiam naujokui, bet ir organizacijai. Šiandien daugiau nei 85% naujokų sėkmingai užbaigia bandomąjį laikotarpį, o esamų darbuotojų kaita yra itin žema, siekia mažiau nei 3%. Kaip organizacijai, vykdančiai plėtrą, pavyko pasiekti tokių rezultatų?
Skaitmeninės technologijos – sėkmingai naujų darbuotojų integracijai
Vienas iš iššūkių – esant dideliam kolektyvui ir dar didesniems informacijos srautams, atėjus naujam darbuotojui, sustyguoti visą įvedimo procesą, užtikrinti, kad informacija laiku pasiektų atsakingus darbuotojus ir nepasimestų.
„Vykdant intensyvią plėtrą ir sparčiai didėjant naujų darbuotojų skaičiui, kai kiekvieną savaitę prie mūsų komandos prisijungia nauji darbuotojai, atsirado poreikis operatyviai keistis informacija Personalo skyriaus viduje. Per kelis mėnesius skyriaus viduje pasiskirstėme atsakomybėmis – kas atsakingas už įdarbinimo dokumentų ruošimą, darbo priemones, darbo vietos paruošimą, komunikaciją ir kt., aprašėme visą procesą ir su diegėjų pagalba įgyvendinome jį darbuotojams jau žinomoje ir naudojamoje programoje personalo procesams valdyti Vecticum“ – pasakoja personalo skyriaus vadovė Gabrielė Beržonskytė.
Šis sprendimas pasiteisino, įdiegtas modulis – puikiai atitinka cargoGO lūkesčius, atsakingi darbuotojai gauna priminimus apie naujus darbuotojus, sistemoje mato jiems priskirtas užduotis, jų atlikimo istoriją. Čia fiksuojama visa su naujokais susijusi informacija – apie paskirtą darbo vietą, suteiktas darbo priemones, bandomąjį laikotarpį, pareigybes, apie naują darbuotoją informuojami susiję padaliniai ir darbuotojai.
Intensyvūs pasiruošimo darbai – dar prieš pirmąją darbo dieną
Pasiruošimas priimti naujus darbuotojus pradedamas dar gerokai iki pirmosios jų darbo dienos. Pirmieji žingsniai žengimai kandidatui pateikus įdarbinimo pasiūlymą ir gavus teigiamą atsakymą – būsimas darbuotojas gauna sveikinimo laišką su visa įdarbinimui reikalinga informacija, sutarties sąlygomis, atsakingų asmenų kontaktais, pirmosios darbo dienos data ir laiku.
„Toks struktūruotas informacijos pateikimas būsimam komandos nariui leidžia užtikrinti, kad jį pasieks visa būtiniausia informacija, dar iki pasirašant darbo sutartį. Taip parodome ne tik dėmesį būsima naujam darbuotojui, bet ir sukuriame saugumo jausmą“ – darbo užkulisiais dalijasi Personalo vadybininkė Miglė Viapštienė.
Daug laiko prieš pirmąją darbo dieną skiriama darbo vietos ruošimui bei visų reikalingų darbo priemonių išdavimui. Atsakingi darbuotojai pasirūpina, kad naujam darbuotojui būtų iš anksto tinkamai suruošta darbo vieta, išduotos visos darbo priemonės, suteiktos prieigos prie naudojamų sistemų. Apie būsimą naująjį darbuotoją ruošiama komunikacija kolegoms, jis pristatomas naujienlaiškyje.
Pirmoji diena – kaip sukurti neišdildomą įspūdį
Naujas darbas – džiugi žinia, tačiau ir nemažas stresas, ir darbuotojui, ir darbdaviui – rodo atliekamų tyrimų rezultatai, todėl pirmoji darbo diena cargoGO yra puikiai suplanuota ir užimta, tad nelieka laiko pasimesti.
Svarbiausias organizacijos tikslas – kad pirmoji diena naujokui keltų kuo mažiau streso, todėl šią dieną naujokas pradeda kiek vėliau nei įprastai. Leidžiama darbuotojui neskubėti, pasimėgauti laisvu rytu ir į darbą atvykti nuo 10.00, kur biure jo laukia daug naujų patirčių ir įspūdžių. Čia juos pasitinka Personalo skyriaus darbuotojai, kurie aprodo biurą, supažindina su naujaisiais kolegomis, palydi naujoką į jo darbo vietą bei įteikia naujoko paketą – smagią dovanų dėžutę, kuri ne tik kelia šypseną, o jos turinys yra ir praktiškas.
Susipažinus su komandos nariais, naujoko laukia supažindinimas su pačia organizacija – tam yra suplanuota Naujoko diena. Šio susitikimo metu Personalo skyriaus darbuotojai pristato įmonės istoriją, struktūrą, viziją, vertybes, ateities planus, naujasis darbuotojas gauna praktiškų patarimų ir pats gali užduoti rūpimus klausimus.
„Darbindami žmones, siekiame ilgalaikio bendradarbiavimo, esame įsitikinę, kad rūpestis pirmąją dieną, išsamus informacijos suteikimas leidžia sukurti teigiamą įspūdį, kurį darbuotojai prisimena ilgą laiką ir pasakoja apie tai kitiems“ – akcentuoja organizacijos atstovai, o teigiami naujokų atsiliepimai apie Naujoko dieną – tik dar kart patvirtina, kad dėmesys yra labai svarbus ir vertinamas. Apklausa parodė, kad Naujoko diena yra itin reikalinga – darbuotojai ją įvertino net 4,9 balo iš 5!
Mentorystė – nauda ir naujokui, ir organizacijai
Kaip jaučiasi naujas darbuotojas kolektyve? Net jei buvo surengtas šiltas sutikimas ir duotos išsamios instrukcijos, pirmosiomis savaitėmis neišvengiamai lydi nežinomybė ir kyla klausimų – į ką kreiptis vienu ar kitu atveju? Kaip įmonėje sprendžiama viena ar kita problema? Ką daryti – prašyti pagalbos ar suktis savo jėgomis?
cargoGO vykdoma mentorystės programa – naujai atėjusiems darbuotojams priskiriamas tame pačiame skyriuje dirbantis kuratorius, tai yra žmogus, kuris globoja naująjį darbuotoją ir į kurį naujokas gali kreiptis bet kuriais rūpimais klausimais. Jei Personalo skyriaus darbuotojai yra atsakingi už naujoko supažindinimą su organizacija, tai mentorius iškelia jam bandomojo laikotarpio tikslus, supažindina su visais darbo procesais.
Sėkmingo starto negana – grįžtamasis ryšys leidžia tobulėti
Vienas iš svarbių cargoGO strateginių tikslų – grįžtamojo ryšio kultūros skatinimas. Organizacija puoselėja atvirumo politiką, skatina kolegas būti atvirais, išsakyti grįžtamąjį ryšį, nes jis skatina tobulėti ir padeda spręsti iškilusias problemines situacijas.
Organizacija praktikuoja įvairias grįžtamojo ryšio formas. Jau po pirmųjų savaičių, naujasis darbuotojas kartu su tiesioginiu vadovu, savo kuratoriumi ir personalo skyriumi susirenka pokalbiui, kurio metu aptariami svarbiausi klausimai – kaip naujam darbuotojui sekasi, su kokiais iššūkiais ir problemomis susiduria jis pats, kokie yra kolegų atsiliepimai, atsižvelgiama į pastabas, ieškoma būdų spręsti problemas ir kt. Panašus pokalbis vyksta ir pasibaigus bandomajam laikotarpiui – įvertinami darbuotojo pasiekimai, aptariamos tolesnės karjeros galimybės bei atlyginimo klausimai.
Personalo skyriaus vadovė Gabrielė Beržonskytė akcentuoja, kad įvairių apklausų metu gauta informacija išsamiai analizuojama, atsižvelgiama į darbuotojų atsiliepimus, pastebėjimus, ieškoma būtų procesams tobulinti. Sėkmingo naujoko starto negana, būtina užtikrinti tinkamą komunikaciją net ir sėkmingai pasibaigus bandomajam laikotarpiui. Tik tokiu būdu galime išlaikyti talentus ir auginti juos organizacijos viduje.
cargoGO naujų darbuotojų integracijos programa padeda naujiems darbuotojams sklandžiai įsilieti į kolektyvą, užtikrina tradicijų ir nusistovėjusios tvarkos tęstinumą ir svarbiausia, padeda įgyvendinti cargoGO šūkį – „Gera dirbti kartu“.
